Skridt for skridt Markeds- og behovsanalyse

Under ”Markeds- og behovsanalyse” får du inspiration til, hvad du bør overveje inden udbuddet. Det er f.eks. kravenes formål, myndighedens behov, og om opgaven egner sig til krav om ansvarlighed.

Markeds- og behovsanalyse – miljøkrav

Vurder organisationens behov

Vurder din organisations behov grundigt, før du går i gang med at specificere produkter og miljøkrav. Begynd med at tænke et skridt tilbage: Det handler sjældent om at få et bestemt produkt, men om at få dækket et behov eller en funktion. F.eks. har I måske brug for en transportløsning i stedet for en bil og rent tøj i stedet for en vaskemaskine. Læs mere om funktionskrav i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsreglerne.

Husk også at drøfte miljøhensyn med markedet, brugere, fageksperter og miljø- og energiansvarlige, når du forbereder udbuddet.

Overvej disse spørgsmål:

  • Kan de nuværende produkter leve længere?

    Måske kan du nøjes med at skifte slidte dele og opgradere produkterne. Men vær opmærksom på, at det ikke altid det betaler sig at holde de gamle produkter i live. F.eks. har Sønderborg kommune udskiftet alle WC’er (til 2-skyls-wc’er) samt vandhaner (til vandhaner med sensorer) i kommunens institutioner med en tilbagebetalingstid på under 2 år.

  • Kan du købe en anden type produkt, der dækker samme behov?

    Måske kan elcykler dække en stor del af din organisations taxabehov? En tablet, bærbar computer, stationær computer og en netværkscomputer kan alle dække et computerbehov, men der er stor forskel i pris, levetid, robusthed, driftsomkostninger og miljøbelastning.

  • Kan du bruge en service i stedet for et produkt?

    Måske kan du få vasket kitler og linned i stedet for at købe nye vaskemaskiner? Det kan give leverandøren mere interesse i og viden om at reparere, opgradere eller genbruge udstyret, hvis det går i stykker. Undersøg dog altid, om det kan betale sig miljømæssigt og økonomisk. Og bemærk, at der for staten gælder særlige regler om leje leasing, jf. Budgetvejledningen pkt. 2.4.10.

Brug markedsdialog eller -analyse

En markedsdialog eller -analyse kan give dig konkret viden om produkterne i en teknisk dialog med leverandørerne. Det hjælper dig bl.a. med at afklare,

  • hvad markedet kan tilbyde af produkter/services med de funktioner, du ønsker
  • hvor mange leverandører der er på markedet
  • hvilke miljøkrav markedet er i stand til at honorere
  • om der er andre, mindre miljøbelastende måder/teknologier at løse behovet på

Spørg ind til områder, hvor

  • du forventer, at tilbudsgiver har oplysninger
  • der er branchestandarder for målinger
  • der er branchestandarder for, hvordan man angiver oplysningerne

Det kan gøre din evaluering nemmere og mindske arbejdsbyrden for tilbudsgiver. Husk, at du som ordregiver er forpligtet til at træffe passende foranstaltninger for at undgå, at konkurrencen fordrejes af markedsdialogen. Dette skal som minimum ske ved så vidt muligt at sikre, at relevante oplysninger, der er udvekslet i forbindelse med markedsdialogen, indgår i udbudsmaterialet, og ved at lade tidsfristerne i udbudsfasen forlænge sådan, at den tidsmæssige fordel for deltagerne i markedsdialogen udlignes mest muligt. Reglerne for indledende markedsundersøgelser følger af udbudsloven § 30.

Læs mere i denne guide til markedsdialog.

Find også en række af værktøjer og materialer om markedsdialog på Forum for Bæredygtige Indkøbs hjemmeside.

Kig efter miljømærkerne

Se på ecolabel.dk, hvilke produkter der har miljømærkerne Svanen eller Blomsten. Eller kig på mulige leverandørers hjemmesider for at se deres miljøprofiler og produktspecifikationer.

Markeds- og behovanalyse – etiske krav

Som offentlig indkøber skal du forholde dig til, hvilke etiske krav, der skal stilles i det konkrete udbud, herunder hvad markedet kan efterleve.

Er der hjemmel til at varetage hensynet i den påtænkte sammenhæng?

Som ved al anden forvaltningsvirksomhed skal inddragelsen af sociale hensyn i et udbud være legitimeret i lovgivningen, dvs. skal vedrøre forhold, som myndigheden har mulighed for at varetage efter lov eller anden retskilde.

Indledningsvis skal du derfor sikre dig, at der er fornøden hjemmel til at varetage det pågældende etiske hensyn i den ønskede sammenhæng. Hjemlen kan f.eks. være i kommunalfuldmagtsreglerne.

I administrativ praksis er det fastslået, at kommuner i deres indkøbspolitik kan fastsætte, at de ønsker at leve op til internationalt anerkendte standarder og principper om samfundsansvar, herunder at indkøbspolitikken lever op til en række forskellige hensyn, som anses for generelt anerkendelsesværdige i samfundet såsom sikring af ordentlige arbejdsvilkår, rimelige sociale forhold, overholdelse af menneskerettigheder, en økonomisk og miljømæssig bæredygtig produktion mv.

Se i den forbindelse Økonomi- og Indenrigsministeriets udtalelse af 3. maj 2013 vedrørende Aarhus Kommunes mulighed for at varetage Fair Trade-hensyn.

Foretag en risikovurdering

Det er en god idé at foretage en risikovurdering af markedet ved udbud. Det hjælper dig med at identificere og prioritere de områder, hvor der er størst risiko for, at arbejds- og menneskerettigheder ikke er overholdt. På den måde kan du stille de rigtige krav i udbudsprocessen.

Det er især vigtigt, hvis dine leverandører/underleverandører befinder sig i lande, hvor der er risiko for, at menneskerettigheder, arbejdsrettigheder, miljø og antikorruption ikke altid respekteres.

Det er vigtigt, at du integrerer risikovurderingen i en eventuel markedsanalyse. Det bør ikke være en selvstændig øvelse.

Overvej undervejs

Det bør du overveje, når du udarbejder din risikovurdering:

  • Kan leverandøren være fra et land, hvor respekten for menneske- og arbejdstagerrettigheder er lav?
  • Kan leverandøren være beskæftiget i brancher, som bruger underbetalt arbejdskraft, farlige stoffer eller knappe naturressourcer?
  • Er der risiko for, at leverandøren bruger migrantarbejdere og/eller sæsonarbejdere?

Brug CSR-kompasset

I CSR-kompasset får du inspiration til at udarbejde din risikovurdering. Desuden kan du finde eksempler på produkter eller områder med høj-risiko.

Prøv CSR-kompasset 

"Negativ indflydelse"

Når man kortlægger risici, bruger man begrebet ”negativ indflydelse”. Negativ indflydelse opstår, når en virksomheds aktiviteter overtræder de internationalt anerkendte CSR-principper der er fastlagt i FNs retningslinjer for erhvervsliv og menneskerettigheder.

Enhver virksomhed vil have negativ indflydelse på visse CSR-principper, og virksomheden forventes at kende sin indflydelse og kunne vise, hvad den gør for at håndtere den. Du kan læse mere i CSR-kompasset.

Markeds- og behovsanalyse – arbejdsklausuler

Foretag en markeds- og behovsvurdering

Som regional eller kommunal indkøber skal du foretage en markeds- og behovsvurdering, hvis du vil bruge arbejdsklausuler. Den kan opdeles i 2 niveauer:

  • Findes der overordnede retningslinjer for brug af arbejdsklausuler i jeres institution?
  • Konkrete analyser af, om arbejdsklausuler er egnede for det specifikke udbud.

Skal du bruge arbejdsklausuler – og hvordan?

Du behøver ikke bruge arbejdsklausuler, hvis du køber varer, der er en del af leverandørens normale produktion eller varelager, medmindre varen bliver fremstillet særligt til statslige myndigheder. F.eks. skal du bruge arbejdsklausuler i kontrakten, hvis staten bestiller et antal uniformer, som er syet i Danmark.

  • Kommuner

    Mange kommuner har generelle retningslinjer for, hvordan de skal bruge arbejdsklausuler i deres indkøbs- eller udbudspolitik. Læs mere om dette under Strategi og politik. I de retningslinjer er det ofte fastsat, i hvilke typer af kontrakter I bruger arbejdsklausuler. Det er oftest bygge-, anlægsopgaver og tjenesteydelser, der bliver fremhævet i kommunale udbudspolitikker. Undersøg derfor, om I har sådanne retningslinjer.

  • Regioner

    Regionerne har fælles retningslinjer for at bruge arbejdsklausuler, når de indgår kontraktforhold om bygge- og anlægsarbejder, fabrikation og udførelse eller ydelse af tjenester uanset beløbets størrelse.

  • Statslige myndigheder

    Statslige myndigheder er forpligtede til at bruge arbejdsklausuler i alle kontraktforhold om bygge- og anlægsarbejder, fabrikation og udførelse eller ydelse af tjenester uanset beløbets størrelse.

  • Statslige virksomheder

    Statslige virksomheder og selskaber, som er ejet af statslige myndigheder og ikke er i konkurrence, skal bruge arbejdsklausuler ved bygge- og anlægsarbejde uanset beløbets størrelse.

Overvej, inden du går i gang

Foretag altid en konkret vurdering i de enkelte udbud – uanset om I selv har vedtaget eller er underlagt retningslinjer for, hvordan I skal bruge arbejdsklausuler. Tag evt. udgangspunkt i disse spørgsmål:

  • Hvilke generelle retningslinjer er vi underlagt som myndighed?
  • Har vi selv fastlagt retningslinjer for brug af arbejdsklausuler i vores organisations udbuds- eller indkøbspolitik?
  • Er det relevant at bruge arbejdsklausuler for den opgavetype, jeg skal udbyde? Det kan bl.a. afhænge af, hvilken type af opgave det er (bygge/anlæg, tjenesteydelse eller varekøb).
  • Er det et risikoområde, jeg skal udbyde, hvor der kan være problemer med løn og arbejdsvilkår? Der findes ikke en fuldstændig afdækning af risikoområder, men det kan f.eks. være rengøring, vikarydelser, kantinedrift, serviceområder, flyttefirmaer m.m.
  • Kan jeg forvente, at udenlandske leverandører, der måske ikke kender den danske aftalemodel, vil byde på vores udbud? 
  • Er opgaven stor nok til, at det giver mening at bruge arbejdsklausuler? Bemærk dog, at staten altid skal bruge arbejdsklausuler.

Markeds- og behovsanalyse – sociale klausuler

Foretag en markeds- og behovsvurdering

Inden du opstiller sociale krav i et udbud, bør du foretage en markeds- og behovsvurdering. Den vil vise dig, om det er en god idé at stille sociale klausuler.

Er der hjemmel til at varetage hensynet i den påtænkte sammenhæng?

Som ved al anden forvaltningsvirksomhed skal inddragelsen af sociale hensyn i et udbud være legitimeret i lovgivningen, dvs. skal vedrøre forhold, som myndigheden har mulighed for at varetage efter lov eller anden retskilde. Indledningsvis skal du derfor sikre dig, at der er fornøden hjemmel til at varetage det pågældende sociale hensyn i den ønskede sammenhæng. Hjemlen kan f.eks. være i kommunalfuldmagtsreglerne, lov om erhvervsuddannelser eller lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, afhængigt af de konkrete omstændigheder og hvilken type socialt hensyn ordregiver ønsker at varetage.

Betingelser, der skal være opfyldt

Om sociale krav er egnede og lovlige at opstille, afhænger bl.a. af opgavens varighed, volumen og karakter. Der er nemlig en række betingelser, der skal være opfyldt, før du må bruge sociale krav i offentlige kontrakter. Især når det gælder EU-udbud.

Du skal være opmærksom på disse 4 betingelser: Den første betingelse udspringer af dansk ret, de 3 sidste af EU’s udbudsregler:

  1. Lovregulering og saglighed:

    Kravet skal afledes af en ordning reguleret i lov eller anden relevant retskilde, og det sociale hensyn skal være sagligt begrundet.

  2. Tilknytning til kontraktens udførelse:

    Kravet skal angå levering af de tjenesteydelser eller udførelse af de bygge- og anlægsopgaver, som kontrakten handler om.

  3. Offentliggørelse:

    Kravet skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet.

  4. Overholdelse af EU-lovgivningen, herunder:
    • Ikke-diskrimination og ligebehandling

      Sociale krav må ikke diskriminere udenlandske leverandører eller arbejdstagere.

    • Proportionalitet

      Omfanget af de sociale hensyn skal stå mål med den opgave, der udbydes, og vilkåret må ikke forpligte leverandøren i længere tid, end kontrakten løber.

    • Eksportforbud

      Kravene må generelt ikke knyttes til ydelser, opgaver eller produkter, der produceres eller leveres i udlandet.

4 oplagte spørgsmål

Disse 4 spørgsmål er gode at stille i forbindelse med markeds- og behovsanalysen:

  1. Hvilke regler eller generelle retningslinjer er vi underlagt?

    Både stat, kommuner og regioner er forpligtet til at overveje at stille sociale krav i uddannelses- og praktikaftaler. Tjek, om der f.eks. i jeres kommune eller region er en politik eller nogle retningslinjer, der forpligter dig til at overveje at stille sociale klausuler.

  2. Har vi interne retningslinjer for at bruge sociale krav i organisationens udbuds- eller indkøbspolitik?

    Mange offentlige myndigheder har egne retningslinjer for at bruge sociale klausuler i deres indkøbs- eller udbudspolitik. Her kan du ofte se, i hvilke typer af kontrakter du skal overveje at stille sociale klausuler.

  3. Er det relevant at bruge sociale klausuler i den opgavetype, vi skal udbyde?

    Ikke alle kontrakter er egnede til sociale klausuler. F.eks. anses det for mest oplagt at bruge sociale klausuler her i landet.Ifølge EU-Kommissionen er offentlige kontrakter om bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser den bedste mulighed for en myndighed til at anvende sociale klausuler om kontraktens udførelse. Kommissionen finder, at det er vanskeligere at indføre kontraktvilkår om udførelsesformen ved vareindkøbskontrakter, hvor det er almindeligt at produktionen foregår i leverandørens hjemland. Kerneområdet for sociale klausuler er derfor som udgangspunkt udbud af bygge- og anlægskontrakter og tjenesteydelseskontrakter, hvor opgaven bliver udført her i landet (”eksportforbuddet”).

  4. Er det sociale krav proportionelt med den opgave, vi skal udbyde?

    Det udbudsretlige proportionalitetsprincip har en række praktiske konsekvenser, når du bruger sociale klausuler:- Ved krav om uddannelses- og praktikaftaler vil det f.eks. være uproportionalt at kræve, at der skal ansættes elever, hvis kontrakten ikke indeholder opgaver, der egner sig til uddannelses- og praktikaftaler.- Nogle opgaver er for små til, at det er proportionalt at anvende sociale klausuler. Det er f.eks. ikke proportionalt at kræve ansættelse af elever, hvis der kun er brug for 1-3 personer til at udføre opgaven.