Skridt for skridt Opfølgning på kontrakt

I ”Opfølgning på kontrakten” får du gode råd og inspiration til, hvordan I kan og bør følge op på, om kravene bliver overholdt.

Opfølgning på kontrakten – miljøkrav

Det er naturligvis vigtigt at følge op på, om de ønskede miljøkrav bliver overholdt af leverandøren. Er miljøkravet indskrevet i kontrakten som en betingelse vedrørende kontraktens udførelse, bør du i kontrakten overveje at indføje passende og proportionale misligholdelsesbestemmelser. Hav en dialog med leverandøren om, hvorfor det er vigtigt, at kravene overholdes. Tydeliggør, hvilke konsekvenser det har, hvis kravene ikke bliver overholdt. Overvej, om overholdelse af kravene skal være et fast tema til evalueringsmøder med leverandørerne.

Dette skal fremgå af kontrakten:

  • Hvordan myndigheden kan håndhæve og kontrollere, om kravene er overholdt.
  • Hvilke konsekvenser det har, hvis kravene ikke bliver overholdt (dvs. misligholdelsesbeføjelser). Skal leverandøren eksempelvis kunne pålægges en bod?
  • Om leverandøren skal belønnes (bonus) for god opfyldelse af miljøhensyn.
  • At du til enhver tid kan bede om relevant dokumentation for, at leverandøren opfylder miljøkravene.
  • Retningslinjer for, hvem der skal foretage evt. kontrol, fx ansatte hos ordregiver eller en af ordregivers udpeget uvildige person.

Hvis du har mistanke om, at kravene ikke er overholdt

Hvis du har begrundet mistanke om, at miljøkravene ikke er opfyldt, så start med at gå i dialog med leverandøren, og prøv at udbedre forholdene ad den vej. Hvis leverandøren ikke udbedrer forholdene, skal du overveje, hvilke sanktioner (misligholdelsesbeføjelser) du vil iværksætte.

Opfølgning på kontrakt – etiske krav

Brug mål og rapportering

Når du følger op på kontrakten, er det vigtigt at bruge klare mål og rapportering. De hjælper dig, når du skal vurdere, om de initiativer og indkøbspolitikker, du har sat i søen, er blevet implementeret.

Gør det enkelt, og følg op på, om de opstillede mål er nået. Undersøg f.eks., hvordan leverandører følger op på deres underleverandører, og om de har manglet at overholde nogle af de krav, du har opstillet.

Hav CSR som fast punkt

Hav f.eks. et fast punkt om CSR på jeres leverandørmøder, hvor virksomhedens opfyldelse af de etiske krav indgår. Præciser der evt. i kontrakten.

Mistanke om manglende overholdelse af krav

Hvis du har mistanke om, at der sker brud på menneske- eller arbejdstagerrettigheder, bør du gå i dialog med leverandøren. Du skal foretage en konkret vurdering i hver eneste sag. Der er ikke one-size-fits-all.

Læs mere om, hvad du kan gøre, hvis du har mistanke om, at etiske krav ikke er opfyldt, under Dokumentation og i CSR-kompasset, og tænk allerede dette ind i forbindelse med udarbejdelsen af kontrakten, jf. ovenfor. Tag i den forbindelse også stilling til, hvilke konsekvenser der får, hvis leverandøren ikke overholder kravene. Husk i den forbindelse, at de etiske krav som hovedregel er en bi-forpligtigelse i forhold til kontraktens hovedydelse. Du bør derfor tilpasse misligholdelsesbeføjelserne efter dette.

Mere inspiration

Her kan du se SKI’s kontraktskabelon for samfundsansvar. Du kan også læse mere om SKI’s krav til CSR.

Opfølgning på kontrakten – arbejdsklausuler

Krav om dokumentation

I kontrakten kan du kræve dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til arbejdsklausulen. Det kan f.eks. bestå af lønsedler, lønregnskab, timesedler, tidsregistrering og ansættelseskontrakt.

Det skal fremgå af kontrakten, hvordan du kan håndhæve og kontrollere, om arbejdsklausulen er overholdt, og hvad der sker, hvis det ikke er tilfældet.

Gør konsekvenserne tydelige

Hvis I holder et opstartsmøde, kan det være en god ide at understrege, hvor vigtigt det er at overholde arbejdsklausulen. Her kan du fortælle, hvilke konsekvenser det har, hvis arbejdsklausulen ikke bliver overholdt. Måske skal emnet indgå som fast tema til evalueringsmøder med leverandørerne?

Beslut, hvem der er ansvarlig for kontrol

Der skal i kontrakten være klare retningslinjer for, hvem der foretager kontrol. Det kan f.eks. være alle ansatte hos ordregiver eller en enkelt udpeget person.

Søg rådgivning

Hvis du har brug for hjælp til at vurdere, om leverandør eller underleverandør overholder klausulen, kan du søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.

Opfølgning på kontrakt – sociale klausuler

Skriv i kontrakten, hvilke dokumentationskrav leverandøren skal overholde, og hvad du vil gøre, hvis leverandøren ikke overholder de sociale krav. Man skelner mellem disse 2 typer af opfølgning – begge typer kan være gode at bruge:

  • Dialogbaseret opfølgning

    På hvert dialogmøde mellem ordregiver og leverandør kan du have et statuspunkt, der handler om at opfylde det sociale krav. Det kan være på faste årlige leverandørmøder eller på mere hyppige statusmøder, f.eks. byggemøder på et bygge-/anlægsprojekt.

    Denne metode vil ofte være den bedste, hvis du bruger opfordringsklausuler [link til definition i afsnit 1.1]. Men den vil ofte også være god ved de mere specifikke krav – f.eks. om at leverandøren skal have et vist antal elever ansat på opgaven [link til definition i afsnit 1.1 vedr. ”hårde klausuler”] – evt. sammen med dokumentationsopfølgning.

  • Dokumentationsopfølgning

    Du kan foretage kontrolbesøg der, hvor opgaven udføres – f.eks. på byggepladsen for at se, om der anvendes elever.

Misligholdelsesbeføjelser

Tag stilling, og skriv ind i kontrakten, hvilke konsekvens det får, hvis leverandøren ikke overholder kravet.

Husk, at de sociale krav typisk anses som en bi-forpligtelser i forhold til kontraktens hovedydelse. Du bør derfor tilpasse misligholdelsesbeføjelserne efter dette.

Overvej f.eks., om du skal kunne ophæve kontrakten og udbyde den igen eller kun kræve en bod. Ved større byggeprojekter, hvor du har krævet, at der blev ansat elever til at udføre opgaven, kandet f.eks. være uhensigtsmæssigt at skulle ophæve hele kontrakten. I sådan et tilfælde er et nok mere proportionalt, at indarbejde bestemmelser med mulighed for at opkræve en bod. Fastsæt bodens størrelse med tanke på, at det er en bi-forpligtelse, der er overtrådt.

Eksempel på opfølgning på klausul om ansættelse af elever