Gennemføre udbud – miljøkrav

Når du skal tilrettelægge et udbud, hvor du overvejer at inddrage hensyn, som ikke knytter sig snævert til kontraktens genstand, som f.eks. miljømæssige, sociale, etiske eller arbejdsmarkedsmæssige hensyn, er det vigtigt, at du nøje overvejer, hvordan hensynet skal indgå. Hensynet kan indgå på flere måder i samme udbud. Muligheden for at inddrage hensyn i udbudsmaterialet følger af udbudslovens §§ 40-48.

Overordnet gælder det, at disse hensyn kan indgå på forskellig måde, når du gennemfører en anskaffelse:

Det er i almindelighed en forudsætning for at inddrage ikke-økonomiske hensyn i udbud:

Sådan kan du stille miljøkrav i udbuddet

Du kan stille miljøkrav til indkøb på flere måder:

Hvordan du bedst inddrager miljøhensyn i udbuddet og stiller de relevante krav til produkterne eller ydelsen, afhænger af, hvilken type produkt og ydelse, du efterspørger, og af mulighederne på markedet. Dette bør du afdække i markeds- og behovsanalysen.

Brug miljø- og energikriterierne under fanen ”Hvad skal du købe?” til inspiration i dit udbudsmateriale. Du kan vælge at inddrage et eller flere forhold som hhv. kriterium for udvælgelsen, mindstekrav i kravspecifikationen, konkurrenceparameter eller vilkår for kontraktens udførelse i overensstemmelse med retningslinjerne ovenfor. Vær dog opmærksom på, at samme kriterium ikke kan indgå både som mindstekrav og som konkurrenceparameter eller både som udvælgelses- og tildelingskriterium.

Er der hjemmel til at varetage hensynet i den påtænkte sammenhæng?

Ordregivere har mulighed for at tage miljøhensyn i offentlige udbud. Udbudsreglerne beskriver, hvordan det skal gøres, så det er udbudsretsligt korrekt. Her på siden får du nærmere introduktion til hvordan. Hjemmel til at varetage miljøhensyn ved indkøb kan findes flere steder, afhængigt af de konkrete omstændigheder, og hvilken type miljøhensyn ordregiver ønsker at varetage. Af Miljøbeskyttelsesloven § 6 fremgår, at offentlige myndigheder skal virke for lovens formål ved anlæg og drift af offentlige virksomheder samt ved indkøb og forbrug.

Ligeledes er der i forbindelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets udtalelse om Aarhus Kommunes mulighed for at varetage Fair Trade-hensyn  fra maj 2013 tydeliggjort, at offentlige myndigheder i henhold til kommunalfuldmagtsreglerne lovligt kan varetage Fair Trade–hensyn – herunder hensyn til miljømæssig bæredygtighed –  i opgavevaretagelsen. Udtalelsen kan læses her.

Der er konkrete forpligtelser om energieffektive indkøb i stat, regioner og kommuner i henhold til cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner og politiske aftaler med Danske Regioner og KL, samt krav om, at ordregivende myndigheder og ordregivere skal overveje miljøhensyn ved indkøb af køretøjer i henhold til bekendtgørelse om miljøbevidste indkøb af køretøjer til vejtransport.

Statslige myndigheder er forpligtet til at følge cirkulært om sikring af bæredygtigt træ, der foreskriver, at der indkøbes dokumenterbart bæredygtigt træ og træbaserede varer i staten samt ved brug af træ til statslige bygge- og anlægsarbejder.

Vejledningen til hvordan det kan gøres i praksis - også for andre end statslige myndigheder - findes på Styrelsen for Vand- og Naturforvaltningens hjemmeside.

Kan du bruge miljøhensyn til at vurdere tilbudsgivernes egnethed?

Vurderingen af tilbudsgivernes egnethed skal ske i efter kriterierne i udbudslovens §§ 140-143. Både udelukkelseskriterierne og udvælgelseskriterierne giver efter omstændighederne mulighed for at inddrage miljøhensyn.

Særligt alvorlige straffesager er udelukkelse obligatorisk, jf. udbudslovens §§ 135-136. Derudover er de mest relevante udelukkelseskriterier:

En overtrædelse af miljølovgivningen kan også bruges som begrundelse for at nægte at tildele en kontrakt til en tilbudsgiver, for at afvise et unormalt lavt bud, eller til at kræve udskiftning af en underleverandør.

Ovenstående udelukkelseskriterier er underlagt en maksimal udelukkelsesperiode på tre år fra den dato, hvor den relevante begivenhed fandt sted, medmindre en kortere periode er foreskrevet i national lov eller en længere periode er foreskrevet i en dom mod pågældende tilbudsgiver.

Ydermere fremgår det af forarbejderne til den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1 nr. 3 om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, at dette også kan gælde manglende overholdelse af miljømæssige- og sociale forpligtelser.

'Selvrensning'

Tilbudsgiveren har mulighed for 'Selvrensning'. Det vil sige, at en ordregiver ikke kan udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver, der har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren er pålidelig, selv om pågældende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i så tilfælde påvise, at vedkommende har:

Det er op til den ordregivende myndighed at vurdere de foranstaltninger der er taget og at afgøre, om de er tilstrækkelige til, at tilbudsgiver kan deltage i udbuddet.

Læs mere om reglerne i udbudslovens kapitel 11.

Sådan bruger du miljøhensyn i kravspecifikationen

Kravspecifikationen, som er de tekniske specifikationer af det ønskede produkt, beskriver vigtige træk eller egenskaber ved det, der bliver udbudt, herunder miljøkrav. Tekniske specifikationer skal fastsætte de ønskede egenskaber, som kræves af den konkrete anskaffelse. Ordregiver kan fx fastsætte egenskaber vedr. miljø- og klimapræstation, emballering, mærkning, brugsvejledning, produktionsprocesser og -metoder m.v. Se mere på Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven.

Under ”Hvad skal du købe” er samlet en række miljø- og energikriterier på forskellige produktområder, som kan bruges til inspiration, f.eks. hvis du skal udforme et udbud for et kommunalt indkøbsfællesskab eller egne udbud. Kriterierne er opdelt i to niveauer – basis og udvidet – som i udgangspunktet afspejler to forskellige miljømæssige ambitionsniveauer.

EU's basiskriterier kan du bruge, uden at det har væsentlige konsekvenser for produkternes pris og antal mulige leverandører. Vurderingen er dog foretaget ud fra EU-markedet som helhed. Derfor anbefales det, at du altid tjekker, om kriterierne kan bruges på det danske marked. Det kan du gøre med en markedsanalyse eller ved at gå i dialog med leverandørerne.

EU's kriterier for offentlige grønne indkøb revideres ca. hvert 3-5. år. Udviklingen af kriterierne er en åben, løbende proces, der inddrager interessenter. På de produktområder, hvor der er krav for EU’s miljømærke Blomsten, udvikles EU's indkøbskriterier med udgangspunkt i dem. Indkøbskriterierne er dog målrettet den offentlige indkøber og tilpasset EU's marked med den rettesnor, at flere aktører på marked vil kunne honorere indkøbskriterierne (basis) end miljømærkekravene.

Overvej funktionskrav

Ved funktionskrav fokuserer man på behov og ønsket funktion frem for at beskrive et bestemt produkt eller tjenesteydelse. Dette kan ske ved f.eks. at udbyde en transportløsning i stedet for et defineret køretøj. Det giver mulighed for, at leverandørerne kan byde ind med nye, innovative løsninger, som kan være mere miljø- og energirigtige, end den offentlige ordregiver selv havde tænkt på.

Se Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven (punkt 7.5.2.2.1 om funktionskrav) og den tidligere vejledning om brug af funktionskrav (2014).

Brug miljømærkerne

Udbudsloven fastslår, at en ordregiver kan stille krav om miljømærker, når de ønsker at købe varer, tjenesteydelser og bygge- anlægsopgaver. Miljømærker kan indgå i udbuddet som del af de tekniske specifikationer, som del af kriterierne for tildeling af kontrakten eller i kontraktvilkårerne.

Der kan stilles krav om, at et indkøb er forsynet med et bestemt miljømærke som dokumentation for specifikke egenskaber uden samtidig at skulle opliste de bagvedliggende kriterier, når alle følgende betingelser er opfyldt, jf. udbudslovens § 46, stk. 1:

  1. Mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand og er egnede til at definere egenskaberne ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesterydelser, der er genstand for kontrakten.
  2. Mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikke-diskrimminerende kriterier.
  3. Mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig prodedure, i hvilken alle relevante interessenter kan deltage.
  4. Mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere.
  5. Mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøger om mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.

Afhængig af hvad den konkrete kontrakts genstand specifikt vedrører, vil Svanen og Blomsten kunne opfylde udbudslovens krav til mærker, da alle krav bag mærkerne vedrører en given vare eller ydelse og knytter sig dertil.

I skal som ordregiver altid selv foretage en konkret vurdering af, om Svanen og Blomsten i det enkelte udbud er forbundet til kontraktens genstand.

Vær opmærksom på, at hvis I kræver et bestemt mærke, vil I også skulle acceptere alle andre mærker, der opfylder tilsvarende mærkekrav.

I Danmark skal offentlige ordregivere derudover altid acceptere anden passende dokumentation, såfremt en tilbudsgiver ikke har haft mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den fastsatte tidsfrist af årsager, som denne tilbudsgiver ikke er skyld i. Man bør derfor som ordregiver altid fastsætte tilbudsfrister, som tager højde for at opnå det ønskede miljømærke.

Endvidere skal anden passende dokumentation accepteres, hvis en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selvom det tidsmæssigt havde været muligt at opnå det, hvis ordregiver kan konstatere, at de stillede mærkekrav er opfyldt, uden at der i uhensigtsmæssigt omfang bruges flere ressourcer herpå, end ordregiver ville bruge på at konstatere, at en tilbudsgiver var i besiddelse af det krævede mærke.

I betænkningen over forslag til udbudsloven er det ”uhensigtsmæssigt omfang”, hvis en ordregiver ”skal bruge mere end 1 time pr. tilbud - ud over hvad ordregiveren ville skulle bruge på at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke - på at konstatere, at den anden dokumentation er passende”.

Der vil således altid være tale om en konkret vurdering i henhold til, hvor stor en yderligere byrde ordregiver er pålagt, når tilbudsgiver har valgt ikke at få det krævede mærke, selvom dette tidsmæssigt var muligt.

I forhold til at mærkekrav skal være forbundet med kontraktens genstand, skal man være opmærksom på, at en sådan forbindelse – som tidligere nævnt - kan ske i relation til ethvert aspekt af kontraktgenstandens livscyklus. Der er således ikke tale om, at der alene kan stilles miljøhensyn til slutproduktet, som konkret leveres til ordregiver.

Du kan finde information om, miljømærkerne EU- Blomsten og det nordiske miljømærke Svanemærket på eoclabel.dk hvor du også kan finde kravene bag mærker  samt finde Miljømærkning Danmarks vejledning om brug af miljømærker i offentlige udbud på ecolabel.dk/grønneindkøb.

Andre måder at få miljø ind i udbuddet

I kontrakten

Kontraktbestemmelserne anvendes til at angive de vilkår, der gælder for kontraktens gennemførelse. I henhold til udbudslovens § 176 kan miljøhensyn lovligt indgå som en betingelse for kontraktens udførelse, dog forudsat, at du anfører betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne, er knyttet til kontraktgenstanden, samt at disse er forenelige med fællesskabsretten. Som noget nyt er det i udbudsloven skrevet ind, at man kan stille krav til produkter og tjenesteydelser på hvert trin i deres livscyklus.

Leverandøren skal acceptere miljøhensyn i udbuddet, men forpligter sig som udgangspunkt først til at opfylde kravet, hvis han får kontrakten. Det er altså ikke et krav, at kravet er opfyldt, inden tilbuddet afleveres. Hvis tilbudsgiver ikke accepterer kravet, f.eks. ved at tage et forbehold, kan tilbuddet være ikke-ukonditionsmæssigt. Hvis det ikke er tilladt for tilbudsgiverne at tage forbehold, eller hvis forbeholdet anses for grundlæggende, er du både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet.

Eksempler på miljøhensyn

Der findes en del miljøhensyn. Det kan eksempelvis være:

Husk altid, at kravene skal overholde EU-lovgivningen, herunder de grundlæggende principper om ikke-diskrimination, ligebehandling og proportionalitet.

I forbindelse med tildelingen

Udbudslovens liste over tildelingskriterier, jf. §§ 161-165, anfører bl.a., "miljømæssige aspekter" ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Dette kan f.eks. også omfatte livscyklusomkostninger ved produktet eller tjenesteydelsen. Herudover kan livscyklusomkostninger også inddrages (sammen med prisen), hvis man i stedet vælger tildelingskriteriet ”omkostninger”. Vælges i stedet tildelingskriteriet ”pris” vil det dog ikke være tilladt at inddrage andet end prisen.

Hvis du skal vurdere tilbuddet på baggrund af f.eks. miljømæssige aspekter, kræver det blandt andet:

Anvendelse af miljøbetingede tildelingskriterier kan f.eks. være en god idé, hvis man ikke er sikker på omkostningerne ved at produktet skal opfylde bestemte miljømål. Det enkelte tildelingskriterium behøver ikke at være økonomisk fordelagtigt for dig som ordregiver. Faktorer, der ikke udelukkende er af økonomisk karakter, kan påvirke din vurdering af værdien af et bud, herunder en række miljøfaktorer.

Det er vigtigt, at du udarbejder tildelingskriterier vedrørende forhold du kan kontrollere og oplyser hvordan det vil blive evalueret i tildelingen. Eksempelvis har EU-domstolen fastslået, at det ikke var lovligt, at anvende et tildelingskriterium vedrørende produktion af elektricitet fra vedvarende energikilder uden at anmode tilbudsgiverne om dokumentation for deres forsyningskilder.

Yderligere måder

Eksempler på konkrete udbud