Kontrakten

Etiske krav i kontrakten

Etiske krav bruges som regel som et vilkår for kontraktens udførelse, fordi de sjældent direkte vedrører kontraktens genstand. Her kan du bestemme, at den leverandør, der vinder opgaven, skal påtage sig en bestemt etisk forpligtelse i forbindelse med kontraktens udførelse. Det følger af Udbudslovens § 176, at betingelser, der vedrører kontraktens udførelse navnlig kan handle om sociale hensyn og miljøhensyn. Hermed forstås også etiske hensyn som eksempelvis krav om fairtrade-kriterier, jf. retspraksis.

Saml evt. i et kontraktbilag

Det kan være en god idé at samle de etiske krav i et selvstændigt kontraktbilag, som f.eks. handler om virksomhedens samfundsansvar. Er du i en statslig institution, kan du henvise til regeringens handlingsplan for samfundsansvar. Den beskriver, hvordan de statslige institutioner forventes at arbejde med samfundsansvar.

Henvis desuden til, hvilke internationale anerkendte retningslinjer der ligger til grund for de etiske krav. Du kan f.eks. henvise til FN’s Global Compact-principper, OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder og OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict Affected and High-Risk Areas.

Hvis du henviser til FN’s Global Compact, er det oplagt at opridse FN’s Global Compact 10-principper. Du kan uddybe principperne i kontraktbilaget – f.eks. ved at inddele i de overordnende emner:

Eksempel på henvisning til FN’s Global Compact

Se eksempler på formuleringer under hvert af emnerne nedenfor:

Eksempel på uddybning af krav til menneskerettigheder

Eksempel på uddybning af krav til arbejdsrettigheder

Eksempel  på uddybning af krav til miljø

Eksempel på uddybning af krav til anti-korruption

Læs mere under Opfølgning på kontrakten

Det bør overvejes, hvilke krav der skal stilles til, at leverandøren redegør for og/eller dokumenterer, at de stillede etiske krav er overholdt.

Det kan være nyttigt til enhver tid under kontraktopfyldelsen at kunne indhente redegørelse/dokumentation for overholdelsen af visse krav. Det kan f.eks. dreje sig om redegørelser for, hvordan leverandøren løbende sikrer overholdelsen af de stillede etiske krav f.eks. i form af ledelseserklæringer. Proceduren (tidsfrist mv.) anføres i givet fald.

Der kan desuden stilles krav om, at I under kontraktopfyldelsen – eventuelt under visse betingelser, f.eks. hvor der er opstået en konkret begrundet mistanke om, at et etisk krav ikke er opfyldt – kan kræve at få en redegørelse og/eller dokumentation f.eks. for hvordan forholdet håndteres, samt hvilke foranstaltninger der sættes i værk for at mindske risikoen for tilsvarende overtrædelser. Proceduren (tidsfrist mv.) anføres i givet fald.

Der kan også stilles krav om, at leverandøren under nærmere angivne betingelser er forpligtet til på egen hånd at sende en redegørelse og/eller dokumentation til jer, hvis et etisk krav ikke kan opfyldes, eller leverandøren kan se, at det ikke vil være muligt at leve op til de etiske krav.

De forskellige krav kan kombineres.

Eksempel 1:

Leverandøren skal til hver en tid, senest [frist] efter skriftlig anmodning herom, kunne opfylde redegøre for/dokumentere […].

Eksempel 2:

Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at [de etiske krav, der er stillet i kontrakten] ikke opfyldes, skal leverandøren efter anmodning [frist fx straks] fremsende en skriftlig redegørelse om/dokumentation for [hvad der er sket og hvordan leverandøren vil sikre, at …].

Eksempel 3:

Leverandøren skal, såfremt [de etiske krav, der er stillet i kontrakten] ikke opfyldes, af egen drift straks kontakte […], hvis […]. Leverandøren skal i den forbindelse fremsende en skriftlig redegørelse om/dokumentation for […].

Se 3 herunder eksempler på mere konkrete etiske dokumentationskrav, som du kan stille:

Eksempel 1

Eksempel 2

Eksempel 3

Hensyn til leverandørers forskellige ressourcer

Hvis der er krav om, at leverandøren skal udvise nødvendig omhu (due diligence), bør du tage hensyn til de konkrete forhold og leverandørens ressourcer. F.eks. kan små og mellemstore virksomheder ikke øve den samme indflydelse på leverandører som store virksomheder, og de har færre ressourcer til leverandørstyring. Du kan dog ikke stille forskellige krav afhængigt af, hvem der vinder, så overveje niveauet på forhånd.

Læs mere under Opfølgning på kontrakten

Brug af underleverandører

Hvis du er usikker på, om en leverandørs underleverandør kan opfylde de etiske krav, kan du præcisere, at de skal opfylde de samme krav som leverandøren. Desuden bør du overveje, om det skal kræves, at leverandøren hæfter for sine underleverandørers produkter og tjenesteydelser på samme måde som for sine egne forhold.

Kommunalt indkøb af Fairtrade

Økonomi- og Indenrigsministeriet har udtalt, at kommuner kan påtage sig et samfundsansvar. Ministeriet finder, at det forhold, at det offentlige, herunder kommuner, i varierende omfang kan påtage sig et samfundsansvar blandt andet gør sig gældende i forhold til de varer, som kommunen indkøber, og at det således er lovligt, at en kommune udnytter sin mulighed for at efterspørge varer og ydelser, der er produceret under ansvarlige forhold.

Det bliver i afgørelsen lagt til grund, at kommuner i deres indkøbspolitik kan fastsætte, at de ønsker at leve op til internationale anerkendte standarder og principper om samfundsansvar, herunder at indkøbspolitikken lever op til en række forskellige hensyn, som anses for generelt anerkendelsesværdige i samfundet. Det kan være sikring af ordentlige arbejdsvilkår, rimelige sociale forhold, overholdelse af menneskerettigheder, en økonomisk og miljømæssig bæredygtig produktion mv.

En kommune kan således lovligt i sin indkøbspolitik lægge vægt på at varetage et samfundsansvar – f.eks. gennem de varer, som de indkøber. En kommune kan også informere borgerne om, at det er kommunens politik at varetage disse hensyn i forbindelse med indkøb af varer og ydelser.

Læs mere om Økonomi- og Indenrigsministeriet udtalelse her.

Mere inspiration

Her kan du se SKI’s kontraktskabelon for samfundsansvar.

Hvis du bruger eksemplerne ovenfor eller lader dig inspirere af andet kontraktmateriale vedrørende etiske krav, bør du forholde dig til det konkrete kontraktparadigme, og om det kan bruges på det konkrete udbud.