Indkøbsprocessen i offentlige og private virksomheder kan nogle gange være en kompleks affære. Udbud, kravspecifikationer, tilbudsfrister og evalueringsmetoder skal tages i betragtning, når der sker indkøb af produkter og tjenesteydelser. Men hvorfor nøjes med at sikre sig de bedste priser, når man også kan gøre en positiv forskel på samfundet ved at stille ansvarlige og bæredygtige krav i sine udbud?

I denne artikel giver vi dig en guide til at stille de rette krav i dit udbud, så du kan opnå ansvarlige indkøb.

1. Research – forstå markedet
Før du går i gang med at skrive udbudsmaterialet, er det vigtigt, at du sætter dig grundigt ind i det marked, hvor du skal foretage dit indkøb. Forsøg at afdække eventuelle miljø- og samfundsrelaterede problemer i branchen og identificér potentielle ansvarlige leverandører.

2. Definér dine ansvarlige målsætninger
Fastlæg klare målsætninger for, hvad du ønsker at opnå ved at stille ansvarlige krav i dit udbud. Disse målsætninger kan eksempelvis omfatte reduktion af CO2-udledninger og spild, forbedring af arbejdsforholdene for de ansatte hos leverandører eller fremme af lokal økonomisk vækst.

3. Integrér ansvarlige krav i udbudsmaterialet
Det er vigtigt, at ansvarlige krav integreres direkte i udbudsmaterialet. Disse krav bør formuleres klart og præcist, så det er tydeligt for leverandørerne, hvad der forventes af dem. For eksempel: “Leverandøren skal sikre gode arbejdsforhold for sine ansatte, herunder god ventilation og rimelige arbejdstider.”

4. Vægt ansvarlige kriterier i evalueringen
Hvis du ønsker at prioritere ansvarlighed i dit indkøb, skal dette også afspejles i den måde, hvorpå tilbud evalueres. Giv ansvarlige kriterier en vis vægtning i evalueringen – eventuelt som en del af en samlet score på lige fod med pris og kvalitet.

5. Følg op og kontroller
Efter du har valgt en leverandør på baggrund af deres ansvarlige praksis, er det vigtigt at følge op og kontrollere, at de overholder de aftalte krav. Dette kan gøres ved at bede om regelmæssig dokumentation fra leverandøren eller ved at implementere uafhængige audits.

6. Skab langsigtede samarbejder
Ved at arbejde tæt sammen med dine leverandører og opbygge langsigtede relationer kan du sikre en højere grad af ansvarlighed og bæredygtighed i indkøbet. Dette kan også bidrage til at skabe en mere stabil leverancekæde for din virksomhed.

7. Lær af erfaringer
Efter hver udbudsproces tager du ved lære af dine erfaringer og justerer dine ansvarlige krav i fremtidige udbud, så de hele tiden bliver skarpere og mere effektive.

Afsluttende tanker
Ansvarlige indkøb er en vigtig del af en virksomheds samlede CSR strategi og kan være med til at skabe positiv forandring, både for miljøet og samfundet. Ved at stille de rette krav i dit udbud kan du bidrage til et mere bæredygtigt og ansvarligt forbrug – og samtidig opnå bedre resultater for din virksomhed.

Indkøb er en naturlig del af enhver virksomheds eller organisations drift, og mange virksomheder lægger vægt på at handle etisk og miljøansvarligt. Det kan dog ofte være en udfordring at vide, hvilke foranstaltninger man bør tage i forbindelse med indkøb, samt hvilke krav der skal stilles i udbudsmaterialet.

I denne guide giver vi dig konkrete råd og inspiration til, hvordan du kan styrke din organisations arbejde med ansvarlige og bæredygtige indkøb ved at stille de rette krav i dit udbud.

1. Indgå i et løbende samarbejde med dine leverandører
Selvom det er vigtigt at stille skrappe krav i dit udbud, skal du også huske at se dine leverandører som samarbejdspartnere. Når du inkluderer dine leverandører i drøftelser omkring ansvarsfulde indkøb, får du bedre mulighed for løbende at optimere jeres fælles praksis og udvikle mere bæredygtige løsninger.

2. Inddrag FN’s verdensmål
Baser dine indkøbskrav på de 17 verdensmål fra FN’s Verdenskommission for Bæredygtig Udvikling (SDG’erne). De giver en klar ramme for både miljø-, sociale og økonomiske aspekter og er som sådan et stærkt grundlag for en ansvarsfuld indkøbspolitik.

3. Fokus på produkternes livscyklus
Ved at fokusere på et produkts samlede livscyklus i dit udbud får du et køb med lavere miljø- og ressourceforbrug. Vælg produkter, der har en lang levetid, nem vedligeholdelse og mulighed for reparation. Det kan blandt andet indebære at vælge produkter, der indeholder mindre tungmetaller, er fremstillet af genanvendelige materialer og/eller har et modulært design.

4. Still krav om arbejdsforhold hos dine leverandører
At inkludere sociale kriterier i dit udbud betyder, at du stiller krav til de arbejdsforhold og -miljø, som dine produkter bliver produceret under. Det er særligt relevant i forbindelse med indkøb fra lavtlønslande, hvor den internationale arbejdsstandarden ofte er meget lavere end den danske. F.eks. kan du efterspørge dokumentation for faktorers som løn, overarbejde og børnearbejde.

5. Orienter dig omkring certificeringer og miljømærker
Der findes mange forskellige certificeringer og miljømærker på markedet, der kan hjælpe dig i din vurdering af miljø-, etiske og sociale aspekter ved indkøb. Vær opmærksom på, at nogle mærker kan være producentspecifikke og derfor måske ikke gælder for alle produkter.

6. Kræv løbende opfølgning og rapportering
For at sikre, at dine krav i udbuddet bliver overholdt, kan du med fordel inkludere krav om løbende opfølgning og dokumentation fra dine leverandører.

7. Tænk i helheder og vælg produkter med et højere ansvarsniveau
En ansvarsfuld indkøbspolitik går ud på at tage helhedsorienterede beslutninger, hvor både økonomi, miljø og sociale hensyn er tænkt ind. Ved at stille krav i dit udbud til både produktets pris, kvalitet og ansvarsniveau får du skabt en mere bæredygtig profil for din virksomhed eller organisation.

Afslutningsvis er det vigtigt at huske, at ansvarlige indkøb er en løbende proces, hvor alle involverede parter spiller en rolle. Ved at arbejde systematisk og målrettet med dit udbudsmateriale kan du bidrage til en bæredygtig udvikling og bidrage til en grønnere fremtid.