Mad – Fødevareproduktion

Dokumentation

Ordregiver kan til enhver tid kræve, at Leverandøren fremlægger dokumentation for eller på anden måde over for Ordregiver redegør for, at [kontraktens genstand]opfylder de nævnte krav og beskrivelser herunder lovkrav samt miljø- og arbejdsmiljøkrav. Dokumentationen skal foreligge inden for en af Ordregiveren skriftligt varslet rimelig frist.

Ligeledes skal Leverandøren kontakte Ordregiver ligeså snart der opstår en begrundet mistanke om at de etiske krav i kontrakten er blevet overtrådt eller er i risiko for at blive overtrådt.

Eksempler på konkrete dokumentationskrav

”Leverandøren skal opfylde følgende dokumentationskrav:

Erklæring fra leverandørens ledelse, hvorved det erklæres, at leverandøren ved opfyldelse af kontrakten løbende sikrer overholdelsen af [overnævnte krav] til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, anti-korruption og nødvendig omhu.
Beskrivelse af praktiske tiltag, hvori de tiltag beskrives, som leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af [ovennævnte krav]. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag.

Beskrivelse af resultatmålinger, hvori det beskrives, hvorledes resultatet af iværksatte tiltag måles. Dette kan ske ved brug af standarder såsom Global Reporting Initiative’s Sustainability Reporting Guidelines, G3 eller G3.1 og G4 samt COP-rapport (Global Compact Communication on Progress (fremskridtsrapport).”

Eksempel på hvornår og hvordan dokumentation kan opkræves

”Leverandøren skal til hver en tid, senest en måned efter Ordregivers skriftlige anmodning herom, kunne opfylde pågældende dokumentationskrav.”

Eksempel på formulering på, hvornår dokumentationskravene i ovenstående boks anses for opfyldt

”Dokumentationskravene anses som opfyldt ved, at Leverandøren har udarbejdet en såkaldt “Communication on Progress” (fremskridtsrapport) i forbindelse med Leverandørens tilslutning til FN’s Global Compact. Ordregiver accepterer naturligvis også andre bevistyper, der opfylder de i nærværende fastlagte dokumentationskrav.”.

Eksempel på formulering af konkret begrundet mistanke om overtrædelse af de etiske kontraktvilkår

”Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at de leverede varer og/eller ydelser eller dele heraf er udført efter produktionsprocesser eller -metoder, hvor de ovennævnte krav til [menneskerettigheder, arbejdsrettigheder, arbejdsklausul, miljø eller anti-korruption] ikke er overholdt, skal Leverandøren straks efter Ordregivers anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse indeholdende følgende punkter:

Afvisning eller bekræftelse af den konkret begrundede mistanke.

Redegørelse for de omhandlede forhold samt ved bekræftelse af mistanken en handlingsplan for, hvorledes der kan rettes op på situationen, herunder hvilke foranstaltninger Leverandøren sætter i værk for at påvirke forholdet, herunder at mindske risikoen for, at tilsvarende situationer opstår.”

Kan eventuelt tilføje følgende formulering: ”Leverandøren skal derfor af egen drift straks kontakte Ordregiver, hvis Leverandøren bliver opmærksom på at der foreligger overtrædelse af de ovennævnte krav til [menneskerettigheder, arbejdsrettigheder, arbejdsklausul, miljø eller anti-korruption] ved Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten og i den forbindelse af egen drift fremsende redegørelse og dokumentation som ovenfor anført.”