Forberedelse (miljøkrav)

Inden man kaster sig over specificeringen af miljøkrav, er det en god ide med en grundig afdækning af behovet.

I første omgang kan man vurdere om der reelt er et behov. Muligvis kan de nuværende produkter faktisk leve længere, hvis slidte dele udskiftes og/eller der sker en opgradering. Og så er der slet ingen grund til at købe nye. Givet at det kan betale sig (miljømæssigt og økonomisk) selvfølgelig.

Men ellers drejer det sig om at vurdere om der er tænkt den rigtige løsning til behovet. Måske kan en anden type produkt – eller en service – som er at foretrække i forhold til miljø- /klimahensyn dække samme behov. Eksempelvis kan indkøb af elcykler måske erstatte taxakørsel, eller tøjvask erstatte indkøb af vaskemaskiner.

Der er almindeligvis god hjælp at hente til en sådan afdækning hos både brugere, fageksperter og i markedet. Markedsdialogen kan centrere sig om følgende spørgsmål:

  • Hvad kan markedet tilbyde af produkter/services i forhold til behovet?
  • Hvor mange leverandører der er på markedet?
  • Hvilke miljøkrav markedet er i stand til at honorere?
  • Er der andre, mindre miljøbelastende måder/teknologier at løse behovet på?
  • Er der branchestandarder for målinger eller andet?

Hvis afdækningen viser at flere produkter/ydelser eller tilgange kan dække behovet kan man overveje at beskrive kravene åbent, dvs. at fokusere på behov og ønsket funktion i stedet for på et bestemt produkt eller ydelse – via funktionskrav.

Der er tilladt at anvende funktionskrav i kravspecifikationen. Funktionskrav giver også mulighed for, at leverandørerne kan byde ind med nye, innovative løsninger, som kan være mere miljø- og energirigtige, end den offentlige ordregiver selv havde tænkt på.

Det kan også overvejes at anvende mærker. Miljømærker kan indgå i udbuddet som del af de tekniske specifikationer, som del af kriterierne for tildeling af kontrakten eller i kontraktvilkårerne. Der kan stilles krav om, at et indkøb er forsynet med et bestemt miljømærke som dokumentation for specifikke egenskaber uden samtidig at skulle opliste de bagvedliggende kriterier, når alle følgende betingelser er opfyldt, jf. udbudslovens § 46, stk. 1:

  • Mærkekravene vedrører kun krav, der er forbundet med kontraktens genstand og er egnede til at definere egenskaberne ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesterydelser, der er genstand for kontrakten.
  • Mærkekravene er fastsat på grundlag af objektivt verificerbare og ikke- diskrimminerende kriterier.
  • Mærkerne er udviklet på grundlag af en åben og gennemsigtig procdedure, i hvilken alle relevante interessenter kan deltage.
  • Mærkerne er tilgængelige for alle potentielle tilbudsgivere.
  • Mærkekravene er fastsat af en tredjemand, som den økonomiske aktør, der ansøgerom mærket, ikke udøver en afgørende indflydelse på.

Afhængig af hvad den konkrete kontrakts genstand specifikt vedrører, vil Svanen og Blomsten kunne opfylde udbudslovens krav til mærker, da alle krav bag mærkerne vedrører en given vare eller ydelse og knytter sig dertil.

Brug af mærker forudsætter dog at andre mærker, der opfylder tilsvarende krav, og anden passende dokumentation accepteres. Det kan eksempelvis være at tilbudsgiver ikke har haft mulighed for at få det krævede mærke eller et tilsvarende mærke inden for den fastsatte tidsfrist af årsager, som denne tilbudsgiver ikke er skyld i. Man bør derfor altid fastsætte tilbudsfrister, som tager højde for at opnå det ønskede miljømærke.

Man er dog ikke tvunget til at bruge uhensigtsmæssigt mange ekstra ressourcer på at konstatere, at det andet mærke/den anden dokumentation er passende i forhold hvad der skulle bruges af ressurcer på at konstatere, at tilbudsgiveren har det krævede mærke. I betænkningen over forslag til udbudsloven er det ”uhensigtsmæssigt omfang”, hvis en ordregiver skal bruge mere end 1 time ekstra pr. tilbud.

Endelig bør den offentlige myndighed gøre sig nogle overordnede overvejelser i forhold til opfølgningen:

  • Hvordan kan der følges op på overholdelsen at de krav, der stilles?
  • Hvilke sanktioner skal der være forbundet ved overtrædelse?
  • Skal der sættes særlige ressourcer af til opfølgningsopgaven?
  • Og hvem har ansvaret for det?

Overvej at blive partner i Partnerskab for offentlige grønne indkøb, og brug deres indkøbsmål.

Køber du ind via indkøbsaftaler ved SKI eller Statens Indkøbsprogram, er der som udgangspunkt foretaget en afvejning af miljøhensyn, økonomi, funktionalitet mv.

Reglerne for indledende markedsundersøgelser følger af udbudsloven § 30.

Se Konkurrence og Forbrugerstyrelsens vejledning om udbudsloven (punkt 7.5.2.2.1 om funktionskrav) og den tidligere vejledning om brug af funktionskrav (2014).

Se Miljømærkning Danmarks vejledning om brug af miljømærker i offentlige udbud. Her gives også information om forskellige miljømærker og de krav, der ligger bag.

Se på ecolabel.dk, hvilke produkter der har miljømærkerne Svanen eller Blomsten. Eller kig på mulige leverandørers hjemmesider for at se deres miljøprofiler og produktspecifikationer.

På hjemmesiderne Sourcing-House, Sustainabilitymap og Vefa.difi  findes oplysninger om nogle af de mest almindelige certificeringer.

Du kan finde information om, miljømærkerne EU- Blomsten og det nordiske miljømærke Svanemærket på eoclabel.dk hvor du også kan finde kravene bag mærker samt finde Miljømærkning Danmarks vejledning om brug af miljømærker i offentlige udbud på ecolabel.dk/grønneindkøb.