Processuelle aspekter (miljøkrav)

Udbudsreglerne danner rammen for de muligheder og begrænsninger, der er i forhold til anvendelsen af ikke-økonomiske hensyn i indkøbsprocessen.

Miljøkrav kan dog i vid udstrækning bruges både i hele udbudsprocessen samt i driftsperioden og dermed indgå i alle faser af indkøbsprocessen, jf. tabellen nedenfor.

FaseMiljøkrav?Bemærkninger
Udelukkelse JaDer kan eksempelvis stilles krav om overholdelse af regler på miljøområdet, hvormed manglende overholdelse fører til udelukkelse.

Udelukkelse er obligatorisk ved særligt alvorlige straffesager, fx groft urigtige oplysninger i tilbudsgiverens dokumentation.

Der gælder de almindelige regler i forhold til forfald og self-cleaning.
Udvælgelse JaDer kan eksempelvis stilles krav til virksomheden om adgang til personale med relevante kvalifikationer i forhold til at håndtere miljøelementerne i kontrakten.
Konkurrence JaDer kan eksempelvis konkurreres om andelen af økologiske varer.
Driftsperiode JaKravspecifikationen – selve produktet:
– Der kan eksempelvis stilles krav til produktets energi- og vandforbrug.

Kontrakten – produktets fremstilling, emballering eller anvendelse:
–  Der kan eksempelvis stilles krav til energi- og vandforbrug i forbindelse
med fremstilling af produktet.
–  Hensynet kan også varetages mere uforpligtende fx ved at opfordre leverandøren til at tilstræbe at overholde nærmere fastsatte miljøhensyn (opfordringsklausuler).
Generelt gælder følgende:
–  Kravene skal have tilknytning til kontraktens genstand.
–  Kravene skal formuleres, så de overholder de EU-retslige principper om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
–  Samme krav kan ikke anvendes to gange (fx både som konkurrenceparameter og som mindstekrav i kravspecifikationen).
–  Kravene skal være angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i det øvrige
udbudsmateriale.

Der kan ikke gives et entydigt svar på, hvor i udbudsprocessen det er mest optimalt at stille miljøkrav. Det afhænger bl.a. af formålet med at stille dem og hvor ambitiøst man ønsker at gå til værks. Og der er formentlig fordele og ulemper uanset hvad der vælges.

Eksempelvis bliver indkøbet alt andet lige væsentligt grønnere, hvis der sættes fokus på miljøhensyn i alle dele af processen, i stedet for i udelukkelsen alene. Til gengæld er førstnævnte tilgang også langt mere ressourcetung og vil formentlig også betyde en mere snæver konkurrence og højere priser.

På samme vis har inddragelse af miljøkrav i konkurrencen formentlig den største signalværdi og er også en fordel, hvis det er uklart, hvad markedet kan leve op til, men det efterlader ikke den offentlige myndighed med mange muligheder for løbende at sætte et fokus på miljø gennem opfølgningen. Det gør det derimod at lade miljøkravene omhandle driftsperioden, altså anvende dem som kontraktvilkår.

Miljøkrav i udelukkelsen

Vurderingen af tilbudsgivernes egnethed skal ske i efter kriterierne i udbudslovens §§ 140- 143. Efter omstændighederne er der mulighed for at inddrage miljøhensyn i udelukkelsen.

Særligt alvorlige straffesager er udelukkelse obligatorisk, jf. udbudslovens §§ 135-136. Derudover er de mest relevante udelukkelseskriterier:

  • Manglende overholdelse af gældende miljølovgivning på nationalt-, europæisk eller internationalt plan.
  • Hvis tilbudsgiveren har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om vedkommendes integritet
  • Hvis tilbudsgiveren væsentligt har misholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller lignende sanktion.
  • Hvis tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt eller hvis tilbudsgiver ikke indsender dokumentation.
  • En overtrædelse af miljølovgivningen kan også bruges som begrundelse for at nægte at tildele en kontrakt til en tilbudsgiver, for at afvise et unormalt lavt bud, eller til at kræve udskiftning af en underleverandør.

Ovenstående udelukkelseskriterier er underlagt en maksimal udelukkelsesperiode på tre år fra den dato, hvor den relevante begivenhed fandt sted, medmindre en kortere periode er foreskrevet i national lov eller en længere periode er foreskrevet i en dom mod pågældende tilbudsgiver.

Ydermere fremgår det af forarbejderne til den frivillige udelukkelsesgrund i § 137, stk. 1 nr. 3 om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, at dette også kan gælde manglende overholdelse af miljømæssige- og sociale forpligtelser.

Tilbudsgiveren har mulighed for ‘Selvrensning’. Det vil sige, at en ordregiver ikke kan udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver, der har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren er pålidelig, selv om pågældende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i så tilfælde påvise, at vedkommende har:

  • Påtaget sig at yde erstatning for eventuelle tab som følge af sine handlinger.
  • Gjort rede for forholdene og omstændighederne gennem samarbejjede medundersøgelsesmyndighederne.
  • Konkrete tekniske, organisatoriske og personalemæssige foranstaltninger, for atforebygge yderligere overtrædelser og forsømmelser.

Det er op til den ordregivende myndighed at vurdere de foranstaltninger der er taget og at afgøre, om de er tilstrækkelige til, at tilbudsgiver kan deltage i udbuddet. Læs mere om reglerne i udbudslovens kapitel 11.

Miljøkrav i udvælgelsen

Vurderingen af tilbudsgivernes egnethed skal ske i efter kriterierne i udbudslovens §§ 140- 143. Efter omstændighederne er der mulighed for at inddrage tilbudsgivers miljømæssige tekniske og faglige formåen i udvælgelsen.

Almindeligvis stilles der krav om at virksomheden har personale eller adgang til personale med de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og erfaringer, der er nødvendige for at håndtere miljøelementerne i kontrakten eller de miljøstyringsforanstaltninger, som virksomheden kan anvende ved udførelsen af kontrakten. Jf. udbudslovens §157 er det også tilladt at stille krav om miljøledelsessystemer.

Miljø som tildelingskriterium

Udbudslovens liste over tildelingskriterier, jf. §§ 161-165, anfører bl.a. “miljømæssige aspekter” ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Dette kan også omfatte livscyklusomkostninger ved produktet eller tjenesteydelsen. Herudover kan livscyklusomkostninger også inddrages (sammen med prisen), hvis tildelingskriteriet ”omkostninger” vælges.

Inddragelse af livscyklusomkostninger (totalomkostninger) i tildelingen betyder at der evalueres på udgifter ved både køb og drift. Udgifter til drift kan f.eks. være energi- og vandforbrug og vedligeholdelse i hele produktets levetid.

Det er centralt at anvende en beregningsmetode, der er bredt accepteret på markedet og tager afsæt i kendte standarder. Husk også at skrive i udbuddet hvor ofte produktet skal bruges, f.eks. brugstimer pr. år, levetid og hvilken standard forbruget måles ud fra. Her på siden kan du finde konkrete værktøjer til totalomkostninger i udbud på udvalgte produktområder. Værktøjerne er bl.a. udarbejdet i samarbejde med markedsrepræsentanter og en række offentlige aktører. Se også eksempler på anvendelse af totalomkostninger.

Anvendelse af miljøbetingede tildelingskriterier kan fx være en god idé, hvis man ikke er sikker på omkostningerne ved at produktet skal opfylde bestemte miljømål. Man kan eksempelvis i evalueringen belønne tilbud, der er bedre end de fastsatte mindstekrav i kravspecifikationen.

Når man i udbudsmaterialet fastlægger vægtningen af miljøkriterierne, skal man bl.a. overveje, hvor essentielt miljømålene er for kontrakten i forhold til andre aspekter såsom omkostninger og overordnet kvalitet.

Det er vigtigt, at man udarbejder tildelingskriterier vedrørende forhold man kan kontrollere og oplyser hvordan det vil blive evalueret i tildelingen. Eksempelvis har EU-domstolen fastslået, at det ikke var lovligt at anvende et tildelingskriterium vedrørende produktion af elektricitet fra vedvarende energikilder uden at anmode tilbudsgiverne om dokumentation for deres forsyningskilder.

Miljøkrav i kravspecifikationen

Miljøkrav kan indgå i kravspecifikationen, som er de tekniske specifikationer af kontraktgenstanden – dvs. det produkt eller den ydelse som sendes i udbud.

Kravspecifikationen beskriver ønskede egenskaber ved produktet/ydelsen. Når miljøkrav indgår i kravspecifikationen, vedrører de således direkte produktets egenskaber.

Kravene kan vedrøre enhver fase i kontraktgenstandens livscyklus. Der kan således fastsættes egenskaber vedr. miljø- og klimapræstation, emballering, mærkning, brugsvejledning, produktionsprocesser og -metoder m.v.

Under ”Hvad skal du købe” er samlet en række miljø- og energikriterier på forskellige produktområder, som kan bruges til inspiration. Kriterierne er opdelt i to niveauer – basis og udvidet – som i udgangspunktet afspejler to forskellige miljømæssige ambitionsniveauer.

  • Basiskriterierne afspejler EU’s basiskriterier for offentlige grønne indkøb samt nationale vejledninger, f.eks. Energistyrelsens Indkøbsvejledning, Naturstyrelsens vejledning om sikring af bæredygtigt træ. Trafikstyrelsens anbefalinger om indkøb af person- og varebiler
  • EU’s basiskriterier kan bruges, uden at det har væsentlige konsekvenser for produkternes pris og antal mulige leverandører. Vurderingen er dog foretaget ud fra EU-markedet som helhed. Derfor anbefales det altid at tjekke, om kriterierne kan bruges på det danske marked, fx via dialog med leverandørerne.
  • De udvidede kriterier afspejler EU’s udvidede kriterier til offentlige grønne indkøb. Ifølge EU dækker disse de miljømæssigt bedste produkter på markedet. Hvis de udvidede kriterier anvendes, anbefales det altid at foretage en markedsundersøgelse eller gå i dialog med leverandørerne.

EU’s kriterier for offentlige grønne indkøb revideres ca. hvert 3-5. år. Udviklingen af kriterierne er en åben, løbende proces, der inddrager interessenter.

På de produktområder, hvor der er krav for EU’s miljømærke Blomsten, udvikles EU’s indkøbskriterier med udgangspunkt i dem. Indkøbskriterierne er dog målrettet den offentlige indkøber og tilpasset EU’s marked med den rettesnor, at flere aktører på marked vil kunne honorere indkøbskriterierne (basis) end miljømærkekravene.

Miljøkrav i kontrakten

Kontraktbestemmelserne anvendes til at angive de vilkår, der gælder for kontraktens gennemførelse.

I henhold til udbudslovens § 176 kan miljøhensyn lovligt indgå som en betingelse for kontraktens udførelse, dog forudsat, at betingelserne er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne, er knyttet til kontraktgenstanden (men behøver ikke at karakterisere den) og er forenelige med fællesskabsretten. Der kan stilles miljøkrav til produkter og tjenesteydelser på hvert trin i deres livscyklus.

Leverandøren skal acceptere miljøhensyn i udbuddet, men forpligter sig som udgangspunkt først til at opfylde kravet, hvis denne tildeles kontrakten. Det er altså ikke et krav, at kravet er opfyldt, inden tilbuddet afleveres.

Hvis tilbudsgiver ikke accepterer kravet, f.eks. ved at tage et forbehold, kan tilbuddet være ikke-ukonditionsmæssigt. Hvis det ikke er tilladt for tilbudsgiverne at tage forbehold, eller hvis forbeholdet anses for grundlæggende, er du både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet.

Hensynet kan også varetages mere uforpligtende fx ved at opfordre leverandøren til at tilstræbe at overholde nærmere fastsatte hensyn (opfordringsklausuler).

Som eksempler på almindelig anvendt miljøhensyn kan næves:

  • Krav om, at varerne leveres uden for spidsbelastningsperioder for at minimere leveringernes bidrag til trafikmængden.
  • Krav om at leverandøren tilbagetager og genanvender produktemballage.
  • Krav om effektiv anvendelse af ressourcer som eksempelvis elektricitet og vandpå anlægsområdet.

Der kan i øvrigt være inspiration at hente i nedenstående konkrete cases mv.: